管理会社の変更について解説2024.12.26

1.変更する前に確認しておくべきこと

管理会社を変更する際には、変更前にしっかりと確認しておくべき事項がいくつかあります。管理会社の変更は、物件運営に大きな影響を与えるため、スムーズに進めるために事前に準備をすることが重要です。以下の点を確認しておくと、後々のトラブルを避け、円滑に管理会社の交代を実現できます。

ー 現行契約の内容の確認
現在契約している管理会社との契約内容を確認することが最も重要です。契約には、管理業務の範囲や契約期間、解約手続きについて詳細に記載されています。特に以下の点に注意しましょう。

• 契約期間：現在の契約が途中で解約できるのか、契約期間が残っている場合は解約に関する条件（解約予告期間など）を確認します。一般的に、解約には30日から6ヶ月の予告期間が必要な場合があります。

• 解約通知の方法：解約する際に、どのように通知すればよいか（書面で通知する必要がある場合など）を確認しておきます。

• 違約金や手数料：途中解約時に発生する可能性のある違約金や解約手数料を確認します。契約書に記載されている場合があります。

• 未払いの費用：現在の管理会社に未払いの費用（管理費、修繕費、業務手数料など）がないか確認し、支払い漏れがないようにしておきます。

ー 新しい管理会社との契約内容の確認
新しい管理会社と契約を結ぶ際、契約条件やサービス内容を慎重に確認します。具体的には以下の点をチェックします。

• 業務範囲と責任の明確化：新しい管理会社が提供するサービス内容（入居者管理、修繕、家賃管理など）を確認し、どの範囲まで管理してくれるのか、どこまでがオーナーの責任となるのかを明確にしておきます。

• 管理手数料の確認：管理手数料が現在の管理会社と同じか、安いか高いかを確認し、その手数料が提供されるサービスに見合っているかを考慮します。

• 契約期間や解約条件：新しい契約の期間や解約条件も確認しておきます。例えば、長期間の契約が求められる場合や、解約通知のタイミングがある場合などです。

• 追加費用：管理業務以外に追加で発生する可能性のある費用（修繕費、広告費など）についても事前に確認し、予算に合った運営ができるかを検討します。

ー 入居者への通知と調整
管理会社の変更に伴い、入居者への通知も必要です。入居者が管理会社の変更をスムーズに受け入れられるよう、適切に通知することが大切です。

• 通知タイミング：変更が決まったら、早めに入居者に通知します。通知は通常、1ヶ月前に行うことが望ましいです。

• 通知内容：新しい管理会社の連絡先、担当者、業務内容、変更理由などを明確に伝えます。また、入居者が困ることがないよう、変更後に注意すべき点（連絡先、支払い方法など）を案内します。

• 入居者の同意：新しい管理会社が入居者と直接契約する場合、入居者の同意やサインをもらう必要があることもあります。事前に調整しておきましょう。

ー 引き継ぎ作業の確認
新しい管理会社への引き継ぎ作業が円滑に行われるよう、必要な書類や情報を整理しておきます。以下の点を確認しましょう。

• 契約書類の引き継ぎ：現在の管理会社が保管している契約書や重要な書類（賃貸契約書、修繕履歴、家賃の支払履歴など）を新しい管理会社に引き渡します。

• 入居者情報の引き継ぎ：入居者の連絡先、家賃の支払い状況、契約内容などの情報をスムーズに新しい管理会社に引き継ぎます。

• 家賃の管理状況確認：現在の家賃の支払状況や滞納者の有無、未払いの費用などを新しい管理会社に伝え、必要な対応ができるようにします。

• 修繕履歴の確認：過去に行った修繕やリフォームの履歴、今後必要な修繕計画についても引き継ぎを行います。

ー 資産状況の確認
管理会社を変更するタイミングで、物件の資産状況や収益状況を確認しておきます。新しい管理会社がその情報をもとに適切な運営を行えるようにするためです。

• 収支報告書：これまでの収支状況や過去の報告書を確認し、現在の状況を把握しておきます。

• 物件の状態：物件の老朽化の状態や必要な修繕点について、新しい管理会社に伝えることが重要です。

• 法的対応の有無：現在、法的手続きや訴訟が進行中の場合、その情報を新しい管理会社に伝え、今後の対応について相談します。

ー スムーズな移行のためのタイムライン作成
管理会社の変更がスムーズに進むよう、移行のタイムラインを作成しておくと良いです。これには、次の内容を含めます。

• 変更の通知時期（オーナーから管理会社、そして入居者への通知）
• 引き継ぎの開始日と終了日
• 新旧管理会社の業務切り替え日
• 入居者への新しい連絡先情報の案内日

ー 新しい管理会社のサポート体制を確認
新しい管理会社のサポート体制についても事前に確認しておきます。例えば、入居者のトラブル対応、修繕手配、緊急時の対応体制などについて詳しく聞いておき、万が一の事態に備えることが重要です。

2.変更による注意点

管理会社を変更する際は、いくつかの注意点を押さえておくことが重要です。管理会社の変更は物件運営に大きな影響を与えるため、変更手続きを誤るとトラブルや時間のロス、収益への影響を招く可能性があります。以下の注意点を意識して、スムーズに管理会社を変更できるようにしましょう。

• 契約期間と解約通知期間：現在契約している管理会社との契約が期間固定である場合、解約に必要な通知期間を守らないと、違約金が発生することがあります。通常、30日〜6ヶ月前に解約通知が必要なことが多いので、事前に契約書を確認し、必要な手続きを行ってください。

• 解約手数料：一部の契約には解約手数料が発生することがあるので、解約時の費用についても確認しておきましょう。

• 自動更新：契約が自動更新されるタイプの場合、更新のタイミングで契約を変更することができます。この点も見逃さないようにしましょう。

ー 新しい管理会社との契約内容の確認

• 業務内容の確認：新しい管理会社がどの範囲まで業務を担当してくれるのか、特に何が含まれていないのかを確認しておくことが重要です。例えば、入居者対応、家賃の徴収、修繕対応、法的対応、クレーム対応など、管理業務の範囲をしっかり理解しておきます。

• 手数料や費用：管理手数料がどの程度か、家賃徴収以外に追加費用（広告費や修繕費など）が発生するか確認しましょう。過去に比べてコストが高くなった場合、その費用が見合ったサービスを提供しているかをチェックします。

• 契約期間と解約条件：新しい管理会社との契約期間や、契約解除に必要な条件（通知期間など）も事前に確認しておきます。契約が長期であれば、途中で変更するのが難しくなるため、しっかりと理解しておくことが大切です。

ー 引き継ぎ作業の確認
管理会社変更時には、現在の管理会社から新しい管理会社へ情報の引き継ぎを確実に行うことが重要です。

• 契約書・入居者情報の引き継ぎ：現在の管理会社が保持している入居者データや賃貸契約書、家賃支払状況などの情報を、新しい管理会社に正確に引き継ぎます。これにより、家賃徴収や入居者対応が滞ることを防げます。

• 修繕履歴や設備情報の引き継ぎ：物件の過去の修繕履歴や設備の状態について、新しい管理会社に詳細に伝えておきます。これにより、今後のメンテナンスや修繕計画を適切に立てることができます。

• 未払金や滞納家賃の確認：現在の管理会社が滞納家賃や未払いの費用を抱えている場合、それらの処理方法を新しい管理会社に伝え、対応を引き継ぎます。

ー 入居者への通知とコミュニケーション

• 通知時期と方法：管理会社の変更を入居者に通知するタイミングや方法が重要です。入居者に事前に通知し、変更後の連絡先や支払方法などの詳細を伝えることが必要です。通常、変更の1ヶ月前には通知するのが理想的です。

• 入居者の不安を解消する：管理会社の変更は入居者にとっても不安なことが多いので、変更の理由や新しい管理会社の信頼性、今後のサービス内容について明確に説明することが大切です。

• 新しい管理会社との連絡方法の説明：変更後に入居者が新しい管理会社にどのように連絡を取るか（電話、メール、オンラインシステムなど）について、詳細に説明する必要があります。

ー 業務の一貫性の維持

• 業務の一貫性：管理会社の変更により、サービスの質や対応が不安定にならないよう、新しい管理会社が業務を引き継いだ後も、一貫したサービスを提供できるか確認します。特に入居者の対応や修繕、家賃の徴収がスムーズに行われることが重要です。

• 特別な注意が必要な入居者対応：入居者の中に特別な事情がある場合（長期滞納者、契約違反者、クレーム対応が必要な場合など）は、新しい管理会社に対して事前に詳細な情報を提供し、引き継ぎが円滑に行われるように調整します。

ー 家賃収入や財務状況の確認

• 家賃の支払状況：現在の家賃支払い状況（滞納、未払いなど）を確認し、新しい管理会社にその状況を引き継ぎます。特に滞納者の対応が必要な場合は、早期にアクションを取るように新しい管理会社と調整します。

• 税務関連の対応：管理会社変更によって、税務申告や会計処理に変更が生じる場合があります。必要に応じて、税理士と連携して新しい管理会社に必要な情報を提供します。

ー 法的リスクの確認

• 契約書の確認：管理会社の変更に伴い、現在の管理契約書に記載されている解除条項や責任範囲を再確認しておきます。特に、契約に関する問題が発生した際の法的対応が明確であるかを確認します。

• 退去対応や契約違反者への対応：管理会社変更後に入居者が契約違反を犯した場合や、退去を求められた場合の対応方法について、新しい管理会社と協議しておきます。

ー コミュニケーションと信頼関係の構築

• 新しい管理会社との信頼関係の構築：新しい管理会社との信頼関係を築くことが、今後の物件運営において非常に重要です。初期の段階で十分にコミュニケーションを取り、期待する業務内容や方針についてすり合わせておきましょう。

• 定期的なフィードバック：管理業務が進んでいく中で、新しい管理会社に対して定期的なフィードバックを行い、業務が期待通りに進んでいるか確認します。

3.管理会社の変更を行う手順

管理会社を変更する手順は、慎重に進める必要があります。変更の過程を適切に管理することで、トラブルを避け、円滑に移行することができます。以下は、管理会社の変更を行う際の基本的な手順です。

①現在の管理契約の確認
まずは、現在契約している管理会社との契約内容を確認することが第一歩です。具体的には、以下の点をチェックします。

• 契約期間：現在の契約がいつまで続いているのか、契約更新のタイミングを把握します。

• 解約通知期間：解約通知が必要な期間（通常30日〜6ヶ月前）が記載されています。この通知を遅れずに行うことが重要です。

• 解約手数料や違約金：契約を解約する際に発生する可能性のある手数料や違約金があるかを確認します。

• 自動更新の有無：契約が自動更新される場合、更新のタイミングを見逃さないように注意します。

②新しい管理会社の選定
新しい管理会社を選ぶ際には、以下のポイントを考慮して選定します。

• 業務範囲の確認：新しい管理会社が提供するサービス（入居者管理、修繕対応、家賃徴収など）を確認し、どこまで対応してくれるかを把握します。

• 管理手数料：管理手数料が現在の会社と比べて妥当かどうか、提供されるサービスに見合った料金かを検討します。

• 信頼性：実績があり、入居者対応や修繕対応がしっかりしている会社を選びます。口コミや評価も参考にしましょう。

• 契約内容の確認：新しい管理会社の契約内容（契約期間、解約条件、業務範囲、手数料など）を確認し、納得した上で契約を結びます。

③現行管理会社への解約通知
新しい管理会社が決まったら、現在の管理会社に解約通知を行います。解約通知には以下の内容が含まれるべきです。

• 解約理由：必要に応じて解約理由を伝えます。あくまで礼儀正しく、理由に関わらず円満に進めるよう心がけます。

• 解約通知書：書面で解約通知を行うことが一般的です。メールや電話だけでは正式な解約通知として認められない場合がありますので、書面で通知しましょう。

• 解約予告期間の遵守：解約通知が規定の期間内（通常30日〜6ヶ月前）であることを確認します。契約書に記載された期日を必ず守りましょう。

④新しい管理会社との契約
新しい管理会社との契約を結びます。この契約では、以下の内容を確認し、同意する必要があります。

• 業務範囲の明確化：どの業務が新しい管理会社の担当範囲で、どの業務はオーナーの責任であるかを明確にします。

• 管理手数料の設定：管理手数料がどのくらいになるのか、支払いのタイミングや方法を確認します。

• 契約期間と解約条件：新しい契約の期間や解約条件（解約通知期間、違約金の有無）を確認します。

• 追加費用の確認：追加でかかる費用（修繕費、広告費、報告書作成費用など）を確認し、予算内で収まるかを考慮します。

⑤入居者への通知
管理会社の変更は入居者にとっても重要な事柄なので、適切なタイミングで通知を行います。

• 通知タイミング：通常、1ヶ月前に通知するのが理想的です。契約によっては、より早く通知しなければならない場合があります。

• 通知内容：入居者には新しい管理会社の連絡先や担当者を知らせ、今後の対応方法について詳しく説明します。家賃の支払い方法や、何かトラブルがあった場合の連絡先なども案内します。

• 通知方法：通知は書面で行うことが一般的です。郵送やメールで、適切な方法を選びます。

⑥現在の管理会社からの引き継ぎ作業
現在の管理会社から新しい管理会社への引き継ぎ作業を行います。この引き継ぎがスムーズに行われることが、管理業務の継続性を保つために重要です。

• 契約書や管理データの引き継ぎ：現在の管理会社が持っている入居者情報、契約内容、家賃支払状況、修繕履歴などを新しい管理会社に引き継ぎます。

• 未払い家賃の確認：現在の管理会社に未収の家賃や滞納がないか確認し、未払いがある場合はその対応を新しい管理会社に伝えます。

• 修繕・メンテナンス情報の引き継ぎ：修繕履歴や設備の状態、今後のメンテナンス計画を新しい管理会社に提供します。

• 入居者への引き継ぎ連絡：新しい管理会社が入居者と直接連絡を取れるよう、連絡先や重要情報の引き継ぎを行います。

⑦新しい管理会社との業務開始
新しい管理会社が業務を開始した後、以下の点を確認しておきます。

• 業務の進捗確認：管理業務がスムーズに進んでいるか、必要な対応が行われているかを定期的に確認します。

• 報告書の受け取り：家賃収入や修繕費用、入居者対応などに関する定期報告を受け取ります。報告書の内容が契約通りであることを確認します。

• 問題があれば早期に対応：もし新しい管理会社に問題があれば、早期にフィードバックし、必要に応じて改善を依頼します。

⑧入居者との継続的なコミュニケーション
新しい管理会社が業務を開始した後も、入居者との関係をしっかりと維持することが大切です。

• フィードバックを受け取る：入居者からのフィードバックを積極的に受け取り、管理業務が円滑に進んでいるか確認します。

• 問題解決のフォローアップ：入居者からの苦情やリクエストがあれば、新しい管理会社と連携して迅速に解決します。

4.管理会社の選び方

賃貸管理会社を選ぶ際は、物件の運営に大きな影響を与えるため、慎重に選定することが重要です。適切な管理会社を選ぶことで、入居者の満足度向上や、修繕対応、家賃の安定収入が期待できます。以下のポイントを参考に、賃貸管理会社を選ぶ際の基準を理解し、最適な選択をしましょう。

ー 管理業務の範囲を確認する
賃貸管理会社には、提供するサービスの範囲に違いがあります。どの業務を管理会社に任せるか、あるいはオーナー自身が担当するかを決めることが大切です。管理業務の範囲として一般的に以下が含まれます。

• 入居者募集：入居者の募集や広告、内見対応
• 契約書の作成：貸契約の締結、更新手続き
• 家賃の徴収：家賃の請求と入金管理、滞納者対応
• 修繕対応：修理やメンテナンスの手配、管理
• 入居者対応：クレーム対応、トラブル解決、退去手続き
• 法的対応：契約違反者への対応、法律に基づいた手続き

これらの業務がどこまで含まれているか、または追加料金が発生するのかを確認しましょう。管理会社によっては、家賃の支払い督促や法的手続きも行ってくれるところもあります。

ー 信頼性と実績の確認
賃貸管理会社の信頼性や実績は、物件運営にとって非常に重要です。選定前に以下の点を確認しましょう。

• 運営歴と実績：会社がどのくらいの期間運営しているか、どれだけの物件を管理しているかを確認します。長年の経験がある会社は、トラブル対応や入居者管理など、安定したサービスを提供している可能性が高いです。

• 管理物件数：管理している物件の規模や種類（マンション、一戸建て、オフィスビルなど）が自分の物件と合っているかも重要です。自分の物件に似た条件の物件を多く管理している会社は、より適切な対応が期待できます。

• 評判や口コミ：会社の評判を調べるために、オンラインのレビューや他のオーナーの体験談を参考にすることも有効です。実際にその会社で管理しているオーナーの声を聞くと、より具体的な情報が得られます。

ー 管理手数料とコストの確認
管理手数料は、賃貸管理会社に支払う報酬であり、これがどの程度かによってオーナーの収益にも影響を与えます。一般的には、家賃の5%～10%程度が相場です。ただし、手数料が安すぎる場合、サービスの質が低い可能性もあるので、安さだけで選ばないようにしましょう。

• 管理手数料：月額家賃に対して何%の手数料を取るか。固定料金の会社もあります。

• 追加費用：管理手数料以外に発生する可能性がある費用（入居者募集広告費、修繕費用、更新料など）を確認します。

• 契約時の費用：初期費用や契約更新費用も確認しておきましょう。

コストだけで選ばず、サービスの質と費用のバランスをよく考慮することが重要です。

ー サービス内容の透明性
管理会社の提供するサービス内容が明確で、透明性があるかどうかを確認します。具体的には以下の点を確認しましょう。

•  契約内容：サービスがどこまで含まれるか、特別な追加料金が必要な場合の条件などをしっかりと契約書に明記しているか。

• 管理業務の報告：定期的に管理業務の報告を受け取ることができるか、またその内容（家賃収入、修繕履歴、入居者対応など）が詳しいかを確認します。

• 担当者の対応：管理会社がオーナーとのコミュニケーションをしっかりと取る姿勢があるか、対応が迅速で丁寧かどうかも大切です。

ー 入居者対応の質
入居者対応の質が良ければ、物件の管理がスムーズに進み、トラブルが少なくなります。管理会社が以下の点をどのように対応しているかを確認します。

• 入居者の募集・選定：どのように入居者を募集し、選定するのか。審査基準がしっかりしているか、入居者の質を保つための取り組みがあるかを確認します。

• クレーム対応やトラブル解決：入居者からのクレームにどのように対応しているか、問題解決のスピードや対応方法について確認します。

• 退去手続き：退去時の清算や敷金返還手続きがスムーズか、退去後の物件状態チェックの方法についても確認します。

ー 法的な知識と対応力
賃貸管理には法律の知識が求められる場面が多いです。特に、契約違反者への対応や、滞納家賃の回収、退去手続きなどは法的な要素が絡みます。管理会社がどれだけ法的対応に精通しているかを確認しましょう。

• 契約書作成の適切さ：管理会社が賃貸契約書を法的に適切に作成しているか。

• 滞納家賃の回収対応：滞納者への催促や法的措置を取る際の対応力。

• 法改正への対応：不動産関連の法律は頻繁に改正されます。管理会社が最新の法改正に対応しているかを確認します。

ー サービスの柔軟性
物件の規模や立地によって、オーナーが求める管理の内容は異なります。管理会社のサービスが柔軟に対応できるかどうかを確認します。

• 柔軟な契約条件：賃貸契約に関して、オーナーの希望に柔軟に対応できるか。

• 特殊な要望への対応：例えば、ペット可物件やシェアハウス、商業施設の管理など、特別な対応が求められる場合にその管理会社が対応できるか。

ー 地域密着度
地域に密着した管理会社は、そのエリアの市場や入居者層に詳しく、効果的な入居者募集や管理が可能です。自分の物件がある地域に強みを持つ会社を選ぶと、よりスムーズな運営が期待できます。

• 地元の知識：地域特有のニーズや特徴を理解しているか。

• 入居者募集の方法：地元の広告媒体やインターネットを活用した募集方法を知っているか。

ー 契約内容を細かくチェックする
契約書に記載されている細かな内容をしっかり確認しましょう。例えば、解約条件や更新手続き、解約予告期間など、トラブルを避けるためには契約内容の詳細を理解しておくことが重要です。

5.まとめ

ここでは、